Feuille de service tournage : exemple et modèle vierge pour les petits tournages

Au sommaire · 8 parties · modèle à imprimer

1. C'est quoi une feuille de service de tournage ?
2. Pourquoi une feuille de service pour un petit tournage ?
3. Que mettre dans une fiche de service tournage (version légère)
4. Feuille de service tournage : un exemple rempli
5. Feuille de service tournage vierge : PDF, Word ou Excel ?
6. Le bon réflexe : l'envoyer au client la veille
7. Les erreurs à éviter sur une feuille de service
8. Le jour du tournage : la liste des vidéos dans Claquette
9. Le modèle à imprimer

C'est quoi une feuille de service de tournage ?

Sur un tournage de cinéma ou de télé, la feuille de service de tournage est le document qui dit à toute l'équipe où être, à quelle heure, et ce qu'on tourne dans la journée. Elle est en général préparée par le premier assistant réalisateur et envoyée la veille à tout le monde : techniciens, comédiens, régie.

On y trouve classiquement :

• l'heure de convocation de chacun et l'heure du PAT (le « prêt à tourner ») ;
• les séquences prévues, dans l'ordre de la journée ;
• les décors et leurs adresses ;
• les comédiens et les accessoires nécessaires ;
• les contacts utiles, les horaires de repas, parfois la météo.

Sur un long métrage, elle peut faire plusieurs pages. Pour toi qui tournes des reels dans une boutique ou une entreprise, pas besoin d'aller aussi loin. Mais l'idée de base est excellente : tout le monde sait ce qui va se passer avant d'arriver.

Pourquoi une feuille de service pour un petit tournage ?

Je tourne chaque semaine dans des commerces du Tarn, avec les équipes des magasins. Ce ne sont pas des comédiens : ce sont des vendeurs, des gérants, des apprentis qui ont aussi des clients à servir. Sans un minimum d'organisation, la matinée part dans tous les sens.

Ce que je vois quand rien n'est écrit :

• la personne qu'on voulait filmer est en congé ou en pause ;
• le produit à mettre en avant n'est pas en rayon ;
• le patron découvre le jour même qu'on tourne à l'ouverture, en plein passage client ;
• on oublie une tenue, un accessoire, une autorisation.

Une feuille de service d'une page règle presque tout ça. Elle t'oblige à réfléchir à l'ordre de la journée et elle prévient le client de ce que tu attends de lui. Côté client, ça rassure : il voit que tu arrives avec un plan, pas les mains dans les poches.

Et si tu tournes dans ta propre boutique, elle sert tout autant : tu sais quand libérer chaque employé, et tu ne bloques pas la caisse au pire moment de la journée.

Que mettre dans une fiche de service tournage (version légère)

Pour un tournage réseaux sociaux, je garde une version courte. Deux parties suffisent.

L'en-tête

• Date du tournage ;
• Client et nom du commerce ;
• Adresse du tournage, avec l'entrée à utiliser si ce n'est pas la porte principale ;
• Contact sur place et son numéro ;
• Horaire d'arrivée et horaire de fin prévu.

Le déroulé

Ensuite, un tableau avec une ligne par créneau :

• Horaire : approximatif, mais réaliste ;
• Séquence / vidéo : ce qu'on tourne ;
• Lieu : rayon, caisse, réserve, devanture ;
• Personnes : qui doit être là ;
• Matériel / accessoires : produits, tenue, objets ;
• Notes : contraintes comme l'ouverture au public, le bruit ou la lumière.

Pas besoin de détailler chaque plan ici. Le découpage plan par plan, c'est le rôle de la shot list. La feuille de service, elle, organise les gens et le temps.

Feuille de service tournage : un exemple rempli

Voici un exemple proche de ce que j'envoie pour une matinée de tournage dans un magasin de bricolage. Les prénoms sont remplacés par des rôles.

Tu remarques le créneau « Rattrapages » à la fin ? Il est là exprès. Il y a toujours une vidéo qui saute parce que quelqu'un est occupé avec un client, et ce créneau évite de déborder sur l'après-midi.

Feuille de service tournage vierge : PDF, Word ou Excel ?

Tu trouveras plus bas un modèle de feuille de service tournage vierge, prêt à imprimer. Pour le garder en PDF, la plupart des navigateurs proposent d'enregistrer la page en PDF au moment de l'impression.

Tu préfères travailler sur ordinateur ? Recopie simplement les colonnes :

• Word ou Google Docs si tu veux une page propre à envoyer, avec un en-tête soigné ;
• Excel ou Google Sheets si tu réutilises la même trame chaque semaine et que tu changes juste les lignes ;
• PDF pour l'envoi au client : il s'ouvre partout et la mise en page ne bouge pas.

De mon côté, je garde une trame dans un tableur, je la duplique pour chaque client et j'exporte en PDF. Quand le tournage est déjà réfléchi, ça va très vite.

Attention, la feuille de service ne remplace pas la liste des vidéos à tourner et leurs références. Sur le terrain, cette liste vit mieux sur ton téléphone que sur papier : c'est pour ça que j'utilise Claquette, j'y reviens plus bas.

Le bon réflexe : l'envoyer au client la veille

C'est le conseil le plus simple, et celui qui m'a fait gagner le plus de temps : j'envoie la feuille de service au client la veille, en fin de journée. Pas une semaine avant, il l'oublie. Pas le matin même, c'est trop tard pour réagir.

Ça lui laisse le temps de :

• prévenir les personnes concernées et vérifier les plannings ;
• sortir les produits ou préparer les tenues ;
• te signaler un imprévu : livraison, absence, inventaire.

J'accompagne le PDF d'un message court, par exemple :

Salut, voici le programme de demain pour le tournage. J'arrive à 8h30. Si quelqu'un de la liste n'est pas là, dis-le-moi ce soir, je réorganise. À demain !

Ce petit message change l'ambiance du tournage. Les équipes savent à quoi s'attendre, elles sont moins crispées devant le téléphone, et ça se voit à l'image.

Si le client ne répond pas, ce n'est pas grave. En arrivant le matin, je lui montre la feuille sur mon téléphone et on ajuste l'ordre ensemble si besoin.

Les erreurs à éviter sur une feuille de service

• Trop de détails. Si elle fait trois pages, personne ne la lit. Une page, c'est l'objectif.
• Des horaires irréalistes. Avec du public dans le magasin, compte large. Une vidéo de quelques secondes peut demander plusieurs prises.
• Oublier le contact sur place. Le jour où le gérant est absent, tu dois savoir à qui t'adresser.
• Ne prévoir aucune marge. Garde toujours un créneau pour les rattrapages.
• Mélanger feuille de service et script. Le texte des vidéos a sa place ailleurs, dans ton plan de tournage ou tes scripts.

Si tu débutes, lis aussi mon guide pour organiser un tournage vidéo de A à Z : la feuille de service n'en est qu'une étape.

Le jour du tournage : la liste des vidéos dans Claquette

La feuille de service organise la journée. Mais une fois sur place, ce que tu regardes toutes les deux minutes, c'est la liste des vidéos à tourner et leurs références. C'est là que je perdais du temps : des reels enregistrés sur Instagram, mélangés avec ceux des autres clients, introuvables au bon moment.

J'ai donc créé Claquette, une appli web pensée pour le jour J :

• tu colles d'un coup tes liens de reels Instagram, jusqu'à une trentaine, et les doublons sont retirés tout seuls ;
• chaque liste correspond à un rush, un par client ou par tournage ;
• sur place, tu vois une référence à la fois avec trois gros boutons : « Fait », « Plus tard », « Suivante » ;
• « Plus tard » renvoie la référence à la fin, pratique quand la personne prévue est avec un client ;
• une vue de progression montre ce qui est fait, mis de côté ou encore à faire ;
• l'écran reste allumé, tout est sauvegardé automatiquement, et ça marche sans réseau une fois chargé, même au fond de la réserve.

Elle fonctionne sur iPhone, Android et ordinateur, sans passer par l'App Store. Tu peux tester la démo directement, ou découvrir Claquette en détail.