Notion x Canva : le workflow pour bosser à deux sur un client

Travailler à deux sur un client, c’est très efficace, sauf quand les fichiers se perdent, que les informations se croisent et que les rôles ne sont pas clairs. Chacun pense que l’autre a déjà fait la modification, et le client reçoit trois versions différentes.

Avec Notion pour l’organisation et Canva pour la création, vous pouvez mettre en place un système fluide, même en freelance. Ce duo permet de centraliser les informations, de répartir les tâches et de créer en simultané.

Voici un workflow simple à adapter à votre fonctionnement, que vous collaboriez avec un graphiste, un vidéaste ou un autre community manager.

Notion pour centraliser les informations et les tâches

Commencez par un espace de travail partagé, avec une structure identique pour chaque client. La cohérence est ce qui évite de chercher. Une personne qui ouvre le dossier d’un client doit savoir immédiatement où se trouve chaque information.

• Une page par client avec le brief, la charte, les accès utiles et les contacts
• Une base de données « Calendrier éditorial » avec des statuts : à rédiger, à créer, à valider, à publier
• Une checklist hebdomadaire claire pour chacun : qui fait quoi, pour quand
• Un tableau « Inspiration » partagé pour ne jamais manquer d’idées

Ne mettez pas de mots de passe sensibles en clair dans Notion. Utilisez un gestionnaire de mots de passe partagé pour cela.

Canva pour créer à deux en temps réel

Canva permet à plusieurs personnes de travailler simultanément sur un même visuel, ce qui est précieux pour les retouches rapides et les validations. Selon les formules, certaines fonctions (dossiers partagés, kit de marque, modèles) nécessitent un abonnement payant.

L’important est de poser quelques règles de départ, pour que le travail reste lisible :

• Un dossier partagé par client, avec des sous-dossiers par mois
• Des modèles communs pour garder la cohérence entre les publications
• Un kit de marque avec couleurs, polices et logos du client
• Des commentaires directement sur les visuels pour éviter les allers-retours par messagerie

Nommez les designs de manière uniforme, par exemple avec la date et le format. Cela simplifie énormément la recherche, surtout au bout de quelques mois.

Le bon ordre pour avancer efficacement ensemble

Un circuit simple évite les doublons et les oublis. Voici une séquence éprouvée, que vous pouvez raccourcir ou allonger selon la taille de la mission :

• L’idée est ajoutée dans Notion, avec un statut de départ
• Le texte du post et le brief visuel sont rédigés par la personne chargée du contenu
• Le visuel est créé dans Canva à partir du modèle du client
• Le statut passe à « à valider » et un lien est envoyé au client ou au responsable
• Après validation, la publication est programmée et le statut passe à « publié »

Chaque étape a un responsable désigné et un statut visible. Aucune ambiguïté sur qui doit agir ensuite.

Répartir les rôles pour éviter les doublons

La plupart des frictions viennent d’un flou sur les rôles. Définissez clairement qui s’occupe de la stratégie, de la rédaction, de la création visuelle, des relations avec le client et de la programmation.

Si vous êtes deux généralistes, répartissez plutôt par client ou par type de contenu. L’un peut gérer les carrousels et les visuels, l’autre les vidéos et les textes. L’important est que chacun connaisse sa zone de responsabilité.

• Un référent unique pour la relation avec chaque client
• Un propriétaire pour chaque contenu du calendrier
• Un point court chaque semaine pour ajuster la répartition

Les pièges à éviter

Même un bon système peut se dégrader s’il n’est pas entretenu. Surveillez ces points :

• Créer trop de bases de données et de propriétés, au risque de ne plus rien remplir
• Laisser des fichiers hors du dossier partagé, sur un ordinateur personnel
• Oublier de mettre à jour les statuts, ce qui rend le tableau inutile
• Multiplier les canaux de discussion au lieu de commenter directement dans Notion ou Canva

Un système simple, que vous utilisez vraiment, est toujours meilleur qu’un système parfait que personne ne remplit. Je mets en place ce type d’organisation avec mes clients et mes partenaires, et je l’adapte au rythme de chacun.

Questions fréquentes

Faut-il un abonnement payant pour utiliser Notion et Canva à deux ?
Les deux outils proposent des formules gratuites, mais certaines fonctions de collaboration avancée, comme les dossiers partagés ou le kit de marque, dépendent de l’offre choisie. Vérifiez les conditions actuelles avant de vous organiser autour d’une fonctionnalité.

Ce workflow convient-il à une collaboration avec le client lui-même ?
Oui, si le client est à l’aise avec ces outils. Sinon, gardez Notion pour l’équipe interne et envoyez au client un lien de validation simple, par exemple un visuel Canva en lecture ou un export.

Pour aller plus loin : Création de site internet à Albi · Community manager à Albi.